Francuzi maja ERP dla pracowni od lat. Dlaczego polski architekt nadal liczy w Excelu

Wybór narzędzia do liczenia rentowności wygląda na decyzję administracyjną, a w praktyce rozstrzyga o marży na wszystkich kolejnych zleceniach. Pokażę, dlaczego francuska czy amerykańska pracownia od lat kupuje gotowy system klasy ERP, ile to realnie kosztuje w przeliczeniu na złotówki i dlaczego polski architekt mimo wszystko wraca do arkusza kalkulacyjnego.

Dlaczego francuska pracownia kupuje ERP, a polska otwiera arkusz?

Pamiętam moment, w którym pierwszy raz zamiast szacować, policzyłam rentowność jednego tematu co do godziny. Była to przebudowa magazynu na obiekt biurowy, kontrakt na kwotę, która wydawała się bezpieczna. Czas zespołu, kolejne rundy poprawek inwestora i koordynacja wentylacji zjadły niemal całą marżę. Wróciłam wtedy do własnego arkusza z dwudziestoma zakładkami i poczułam się jak w poprzedniej dekadzie.

Odpowiedź na pytanie z nagłówka nie leży w mentalności rynku, tylko w tym, że we Francji zakres usługi projektowej opisuje przepis. Misja projektanta, uregulowana tak zwaną ustawą Loi MOP, dzieli się na etapy oznaczone skrótami ESQ, APS, APD, PRO, ACT, VISA, DET i AOR, a udział każdego z nich w honorarium jest w praktyce ustandaryzowany. Producent oprogramowania zaszywa te fazy w szablonie i sprzedaje produkt, który działa od pierwszego dnia. Podobnie w Stanach: umowy AIA rozbijają pracę na schematic design, design development, construction documents i construction administration, z podziałem honorarium mniej więcej 15, 20, 40 i 20 procent. Monograph nie musi pytać klienta, jak dzieli projekt, bo wie.

W Polsce nie mamy niczego takiego. Rozporządzenie w sprawie zakresu i formy projektu budowlanego dzieli go na projekt zagospodarowania działki, projekt architektoniczno-budowlany i projekt techniczny, ale to opis dokumentu, a nie usługi. Nikt nie reguluje, ile koncepcji mieści się w honorarium, gdzie kończy się projekt wykonawczy, ile wizyt obejmuje nadzór autorski i czy zestawienie stolarki jest w cenie. Środowiskowe zasady wyceny istnieją, lecz nie są wiążące. Efekt: każda pracownia ma własną strukturę etapów, własny sposób fakturowania i własny arkusz, który to opisuje.

Drugi rozjazd to model wynagrodzenia. Francuz liczy honorarium jako procent kosztu robót, więc system sam przelicza budżet, gdy kosztorys rośnie. U nas dominuje ryczałt ustalony na etapie oferty, często na podstawie metrażu i przeczucia, oderwany od późniejszego kosztu inwestycji. ERP zbudowany wokół procentu od inwestycji traci u nas połowę swojej logiki, zanim ktokolwiek zaloguje pierwszą godzinę.

Co konkretnie potrafią OOTI, Monograph i BigTime?

Warstwa funkcjonalna tych systemów jest naprawdę dobra i nie ma sensu udawać inaczej. Ewidencja czasu pracy z podziałem na projekt, etap i zadanie, wpisywana z telefonu. Stawka kosztowa przypisana do osoby, dzięki czemu każda zalogowana godzina od razu obciąża budżet etapu. Lejek zapytań ofertowych, w którym mailowi o halę magazynową 2500 m2 przypisuje się prawdopodobieństwo zamknięcia umowy, co daje prognozę przychodu na kwartał w przód. Planowanie obciążenia zespołu z widokiem pokazującym, że w listopadzie dwie osoby mają po 140 procent przydziału, a jedna po 40.

Ceny, według cenników publikowanych przez producentów, układają się tak. OOTI w planie Pro to 39 EUR miesięcznie za użytkownika, a pakiety Agency dla większych zespołów startują od 160 do 174 EUR, zależnie od liczby stanowisk i modułów. Monograph zaczyna od 25 USD w planie Starter i dochodzi do ryczałtu 490 USD miesięcznie dla pracowni powyżej trzydziestu osób. BigTime buduje ofertę od 20 USD, przez Advanced za 35 USD, do Premier za 45 USD. Australijska Programa startuje od 59 USD za pierwsze stanowisko. To nie są kwoty, które kogokolwiek zatrzymują.

Z mojego doświadczenia wynika, że pracownie odbijają się nie od ceny, tylko od momentu, w którym trzeba wystawić fakturę. Zagraniczny system wygeneruje dokument w swoim formacie, po czym księgowa i tak wprowadzi go ręcznie do polskiego programu finansowo-księgowego. Powstaje podwójna ewidencja, która po trzech miesiącach zaczyna się rozjeżdżać, a po sześciu nikt nie wie, który zestaw danych jest prawdziwy. Znam pracownię, która z tego powodu zrezygnowała z drogiego narzędzia, mimo że część projektowa działała u niej bez zarzutu.

Ile realnie kosztuje godzina pracy architekta w polskiej pracowni?

To jest pytanie, na które większość właścicieli odpowiada intuicyjnie i zaniżająco. Policzmy na konkrecie. Architekt z czteroletnim doświadczeniem, wynagrodzenie 9000 zł brutto. Składki po stronie pracodawcy to około 20 procent, więc koszt pracodawcy wynosi mniej więcej 10 800 zł. Nominalnie miesiąc ma około 168 godzin, ale po odjęciu urlopu, zwolnień, szkoleń i czasu, którego nie da się przypisać do żadnego projektu, zostaje około 140 godzin rozliczalnych, czyli 77 zł. Do tego czynsz, licencje na oprogramowanie projektowe rzędu kilku tysięcy złotych rocznie za stanowisko, sprzęt, obowiązkowe ubezpieczenie OC i księgowość. Narzut 30 do 40 procent jest ostrożny.

Wychodzi realny koszt roboczogodziny na poziomie 90 do 110 zł. Przyłóżmy to do typowego zlecenia. Dom jednorodzinny 180 m2, honorarium 28 000 zł netto za komplet dokumentacji. Nakład, który notowałam na porównywalnym zadaniu: koncepcja z trzema iteracjami 45 godzin, projekt zagospodarowania działki z uzgodnieniami 25 godzin, projekt architektoniczno-budowlany 90 godzin, koordynacja branż 35 godzin, rysunki wykonawcze i detale 80 godzin, nadzór autorski sześć wyjazdów po pięć godzin. Razem 305 godzin, czyli 30 500 zł kosztu własnego, zanim zapłacimy konstruktorowi i projektantom instalacji.

Projekt jest więc stratny i nikt tego nie zauważa, bo w tym samym czasie spływają płatności z dwóch innych zleceń. Pracownia widzi dodatnie saldo i uznaje, że jest w porządku. Prawda wychodzi, gdy skończy się strumień nowych umów. Arkusz nie ostrzeże, bo nikt nie wpisał do niego godzin w dniu, w którym zostały przepracowane.

Dlaczego zagraniczny system nie poradzi sobie z polskim rozliczeniem?

Pierwsza ściana to Krajowy System e-Faktur. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych objął dużych podatników od 1 lutego 2026 roku, a pozostałych przedsiębiorców, czyli praktycznie wszystkie pracownie, od 1 kwietnia 2026 roku. Domknięcie systemu przewidziano na styczeń 2027 roku, gdy obowiązek obejmie także podmioty zwolnione z VAT przy najniższych obrotach. OOTI ma stabilną integrację z francuskim Chorus Pro, natomiast KSeF nie istnieje w jego mapie drogowej. Rachunek za wielobranżowy projekt techniczny trzeba więc przepisać ręcznie do modułu zgodnego ze strukturą FA(2), co jest zwykłym generatorem pomyłek w numerach NIP.

Druga ściana to honorarium autorskie. Część wynagrodzenia w pracowni można rozliczyć z zastosowaniem 50 procent kosztów uzyskania przychodu, ale wymaga to rozdzielenia w umowie części autorskiej od pozostałych obowiązków oraz prowadzenia ewidencji powstałych utworów. Roczny limit takich kosztów wynosi 120 000 zł. Zagraniczny timesheet zapisze sześć godzin przy rzucie parteru, ale nie odróżni godziny twórczej od tej spędzonej na kompletowaniu załączników do wniosku. U nas to rozróżnienie ma bezpośredni skutek podatkowy dla pracownika i dla firmy.

Trzecia ściana to otoczenie księgowe. Te systemy integrują się z platformami, które u nas praktycznie nie funkcjonują, i nie znają polskich programów finansowo-księgowych. Dokłada się faktura zaliczkowa, standardowa przy przedpłacie za koncepcję, biała lista podatników VAT oraz miejsce przechowywania danych osobowych inwestorów. To są problemy rozwiązywalne, tylko dostawca z Paryża nie będzie ich rozwiązywał dla rynku szacowanego na niespełna dziewięć tysięcy pracowni.

Ile pochłania abonament, gdy zespół rośnie z jednej osoby do dwunastu?

Zestawmy modele płatności na twardych liczbach, przy kursie 4,30 zł za euro. W systemie KIDON Pro pierwsze konto dla jednoosobowej działalności jest bezpłatne bezterminowo, a każdy kolejny użytkownik kosztuje 59 zł netto miesięcznie. W modelu OOTI stawka 39 EUR dotyczy każdej osoby, łącznie z założycielem, a po przekroczeniu progu zespołu wchodzi pakiet Agency od 160 EUR miesięcznie, w którym doliczenie kolejnego pracownika to co najmniej 14 EUR.

Z tabeli wynikają trzy rzeczy. Architekt, który właśnie zdobył uprawnienia i otwiera jednoosobową działalność, dostaje narzędzie bez stałej opłaty, co ma znaczenie w pierwszym roku. Rozliczenie w złotówkach zdejmuje ryzyko kursowe i prowizje za obciążenie karty w obcej walucie. Trzecia rzecz jest mniej oczywista: zagraniczni dostawcy dają zwykle czternaście dni testów, a to za mało, żeby przepuścić przez system choć jeden pełny etap projektu budowlanego.

Czy Excel naprawdę jest taki zły?

Nie jest. Powiem więcej: widziałam trzyosobową pracownię prowadzoną na dwóch arkuszach, która miała lepszą kontrolę nad rentownością niż jedenastoosobowe biuro z drogim, źle wdrożonym systemem. Excel kosztuje tyle, co licencja pakietu biurowego, odwzorowuje dowolną, najbardziej pokraczną strukturę honorarium i nie wymaga od nikogo zmiany nawyków.

Problem zaczyna się przy czwartej osobie. Arkusz przestaje być narzędziem, a staje się przedmiotem negocjacji: kto ma otwarty plik, która wersja jest aktualna, dlaczego formuła w wierszu 240 pokazuje błąd od marca. Znika historia, więc na pytanie o obciążenie zespołu w drugim kwartale zeszłego roku nie ma odpowiedzi, bo komórki zostały nadpisane. Godziny są uzupełniane w piątek po południu z pamięci, czyli są zmyślone, tylko w dobrej wierze. Wystarczy, że ktoś usunie formułę sumującą roboczogodziny, i cały budżet wielobranżowy traci sens. Sama broniłam arkusza dłużej, niż było to uzasadnione.

Jakie terminy powinien pilnować system, a nie człowiek?

Większość poślizgów nie bierze się z tego, że ktoś źle narysował więźbę, tylko z przegapionego terminu urzędowego. Organ ma 65 dni na wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę, ale ten termin biegnie od złożenia kompletnego wniosku, więc każde wezwanie do uzupełnienia przesuwa punkt startu. Przy zgłoszeniu obowiązuje 21 dni i milcząca zgoda, co brzmi wygodnie do momentu, w którym inwestor rozpoczyna roboty tydzień za wcześnie.

Dochodzą terminy, które nie wynikają wprost z ustawy, a rozbijają harmonogram równie skutecznie: narada koordynacyjna, uzgodnienie rzeczoznawcy do spraw zabezpieczeń przeciwpożarowych, opinia rzeczoznawcy sanitarnego, stanowisko konserwatora, warunki przyłączenia od gestorów sieci, które potrafią przyjść po dwóch miesiącach i wymusić przesunięcie budynku o metr. Ostatnio przy rozbudowie budynku usługowego harmonogram przesunął się o siedem tygodni przez jedno uzgodnienie, o którym pamiętał wyłącznie kalendarz w telefonie jednej osoby.

System zarządzania pracownią ma sens wtedy, gdy te daty są kamieniami milowymi projektu, powiązanymi z etapem fakturowania i z przydziałem osoby odpowiedzialnej. Ma też uwzględniać, że wnioski składamy dziś przez portale elektroniczne, a dziennik budowy przechodzi na formę cyfrową. Zagraniczne narzędzie nie ma o tym pojęcia i mieć nie będzie, bo nie jest to jego rynek.

W czym zagraniczne systemy nadal biją polskie rozwiązania?

Uczciwość wymaga wypunktowania obszarów, w których zachodni dostawcy mają wyraźną przewagę. Mają lata wdrożeń w dużych organizacjach inżynieryjnych, rozbudowaną bazę wiedzy i całodobowe wsparcie. Mają też natywną aplikację mobilną, napisaną pod systemy operacyjne telefonów. Ostatnio na budowie pod miastem potrzebowałam sprawdzić, ile godzin zostało w budżecie na aktualizację zestawienia stolarki aluminiowej, i przy słabym zasięgu natywna aplikacja pokazuje to szybciej niż przeglądarka.

Drugi mocny punkt to fakturowanie sprzężone z procentowym postępem prac oraz silnik planowania obciążeń, który na danych historycznych prognozuje wykorzystanie kadry z półrocznym wyprzedzeniem. Gdyby te systemy rozpoznawały polskie wymogi formalne, rozmowa o lokalnych alternatywach byłaby dużo krótsza. Bariery legislacyjnej nie da się jednak obejść dopracowanym interfejsem.

Od czego zacząć, jeśli pracownia ma pięć osób i żadnego systemu?

Nie od zakupu oprogramowania. Od trzech rzeczy, które można wdrożyć w dwa tygodnie i które działają niezależnie od narzędzia. Pierwsza to ewidencja godzin z podziałem na projekt i etap, uzupełniana codziennie, a nie w piątek. Druga to policzona stawka kosztowa dla każdej osoby, aktualizowana raz do roku razem z narzutem biurowym. Trzecia to harmonogram płatności powiązany w umowie z konkretnym, sprawdzalnym zdarzeniem, na przykład ze złożeniem wniosku, a nie z mglistym zakończeniem etapu.

Mając te dane przez kwartał, zadajcie dostawcy cztery pytania, które odsiewają większość ofert: czy system wysyła faktury do KSeF, czy pozwala wyeksportować wszystkie dane w otwartym formacie w dniu rezygnacji, czy struktura etapów jest konfigurowalna i gdzie fizycznie leżą dane osobowe inwestorów. Jeśli odpowiada wymijająco na którekolwiek z nich, oszczędzicie sobie roku migracji zakończonej powrotem do arkusza. A jeśli chcecie porównać swoje liczby z tym, co widujemy w innych pracowniach, napiszcie przez formularz kontaktowy, najlepiej z gotowym zestawieniem godzin z ostatniego zamkniętego projektu.